La estrategia de planificación, también conocida como planeación o planeamiento, es un proceso metódico y estructurado. Está diseñada para que se puedan obtener los objetivos determinados por una organización, alguna entidad o incluso por nosotros mismos.
En el sentido más universal, la planificación conlleva a tener uno o quizás varios objetivos a alcanzar, junto con las acciones, iniciativas y tareas requeridas para concluirse de exitosamente. La planificación a menudo se asocia con el rol empresarial o laboral. Sin embargo, puede aplicarse al rol educativo, político, familiar, etc.
La planificación como fase comprende una etapa inicial de identificación. En ella se realiza el análisis de la situación actual de un determinado proyecto o de una iniciativa para verificar la conveniencia de ejecutarlo o no.
ambién abarca el diseño de objetivos y la formulación de diferentes estrategias que van a ser las que permitan alcanzar los objetivos planteados anteriormente, a corto, mediano y largo plazo. Por último, en la planificación se desarrollan los planes de acción que van a señalar cómo se van a implementar dichas estrategias.
Indice
Estrategias y pasos para lograr una buena planificación
Como en todo proceso, existen una serie de estrategias y pasos a seguir para obtener los resultados esperados. En el caso de la planificación, compartiremos una lista de siete estrategias que facilitarán la organización y que nos permitirán visualizar los avances una vez que las pongamos en práctica.
Sobre todo, si debes trabajar dentro de un equipo y te corresponde llevar cierto control del progreso o, si simplemente te mantiene motivado el hecho de visualizar los avances de tu proyecto.
Establecer Objetivos: El primer paso para iniciar con la elaboración de un proceso de planificación es identificar los objetivos específicos de tu proyecto. Esto se traduce en la razón de ser, bien sea de un emprendimiento, empresa, etc.
En este apartado, debes incluir una descripción, los más detallada posible, de cada una de las metas. Incluso debes justificar las razones de su selección junto con los resultados que esperas de ella. Para que se te resulte más fácil la medición y control de estos objetivos a futuro, debes hacerlos cuantitativos en lo posible, no cualitativos.
Identificar los recursos a utilizar
En cada una de las metas que logramos identificar en el paso anterior, debemos plasmar los recursos a los que debemos recurrir para alcanzarlas. Esto vendría a ser la inversión de tiempo, capital humano, materiales, equipos, entre otros.
Por ejemplo, formularemos un objetivo y agregaremos los recursos: Incrementar las ventas de la compañía en un 15% durante un período de seis meses, en relación con el año anterior. Los recursos para lograrlo serán: Personal del equipo de ventas que se requerirá, equipos de trabajo, gastos de publicidad, etc.
Establecer las actividades de cada objetivo
Para que tu gestión sea eficiente, cada meta deberá estar casada con sus iniciativas y logros bien detallados. Esto hará que los miembros del equipo e incluso tú mismo, esté concentrado en las actividades que debe hacer.
También, este paso genera un efecto en la motivación por el logro de objetivos. Si deseas reforzar la motivación aún más, puedes diseñar un plan de incentivos. Utilizando el mismo ejemplo anterior sobre incrementar las ventas, puedes otorgar un bono al equipo de ventas cuando alcance alguna de las tareas fijadas.
Priorizar objetivos y tareas
Si ya hemos establecido las metas, identificado los recursos que vamos a utilizar y hemos establecido las actividades, lo siguiente será priorizar cada meta para cada objetivo de acuerdo con su nivel de importancia.
Las tareas que consideremos como las más importantes deben ser completadas primero. Siguiendo el ejemplo anterior, el objetivo es aumentar las ventas en un 15% y una tarea asociada de: Incrementar la inversión en publicidad. Si consideras esta tarea prioritaria en comparación al resto, entonces debes destinar esfuerzos en cumplirla antes.
Crear el calendario con las actividades y fechas
Conforme se vayan identificando las prioridades de cada uno de los objetivos, deberás crear en paralelo un calendario. Allí se van a describir cada una de las actividades estableciendo quién o quienes van a figurar como los responsables de su ejecución. Por supuesto, como en todo calendario se fijará también la fecha tope de cumplimiento de la actividad.
Por ejemplo: el objetivo es aumentar las ventas en un 15%. Tarea asociada: Incrementar la inversión en publicidad. Responsable: Julio Gil. Fecha tope: 30/11/20.
Establecer mecanismos de evaluación de desempeño: En un buen proceso de planificación, se debe reflejar la estrategia sobre cómo vamos a evaluar el desempeño y como realizaremos el seguimiento de los avances. Esto será muy útil para controlar el progreso de los objetivos y las actividades a lo largo del tiempo.
Con un adecuado sistema de medición y seguimiento continuo de los resultados, podremos saber si son los deseados para lograr el objetivo del proyecto. Así, podrás identificarlo y poner en práctica las acciones correctivas, en caso de la resolución de problemas.
Plasmar alternativas para la acción
Es muy popular el dicho, “es mejor prevenir que lamentar”, pues de eso habla esta estrategia. Incluso el mejor plan con su mejor equipo, en ocasiones, por algún efecto del entorno, pueden cambiar su rumbo y tener ciertas situaciones no esperadas. Un plan de gestión debe tener consigo su plan de contingencia o plan “B”, en dado caso que algunos de los aspectos del plan principal no puedan ser alcanzados.
Características de la planificación para la resolución de problemas
- La planificación o planeación es un proceso continuo.
- Está netamente orientada al futuro.
- La planificación busca disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones.
- En el proceso de planificación, se busca tomar un curso de acción entre diferentes opciones.
- La planificación es sistemática y debe abarcar a toda la organización.
- La planificación es iterativa.
- También se puede afirmar que la planificación funciona como técnica para la asignación de recursos.
- La planificación es cíclica y a medida que se ejecuta se convierte en realidad.